Es habitual en las webs dirigidas sólo a profesionales de un determinado sector que, para darse de alta, sea preciso aportar documentación, como por ejemplo el alta en el IAE o los modelos 036 y/o 037, que garantizan que el usuario es un profesional del sector en regla.
Además, para evitar que acceda cualquier persona que no lo sea, dichas altas de clientes o de usuario deben ser aprobadas manualmente tras verificar que la documentación aportada es correcta y que nuestro futuro usuario es, efectivamente un profesional del sector al que va dirigida nuestra web.
Así que hoy vamos a ver cómo podemos hacer esto con WordPress. Crearemos una web dirigida a profesionales que deban acreditar serlo para poder registrarse y, además, el alta deberá ser aprobada manualmente por un administrador tras las comprobaciones oportunas.
Además podrás utilizar este método igualmente si te trata de una tienda online con WooCommerce dirigida sólo a profesionales, distribuidores, mayoristas, dropshippers, etcétera.
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Añadir campos al registro de usuario
Lo primero que debemos hacer es modificar el registro de usuario de WordPress, ya que necesitaremos recabar algunos datos que el formulario estándar de WordPress no solicita.
De hecho, para el registro de un nuevo usuario WordPress sólo pide dos datos: el nombre de usuario y el correo electrónico. Ni contraseña hay que introducir, ya que WordPress genera una automáticamente y la envía por mail (después puede cambiarse en el perfil).
Sin embargo, para una web dirigida a profesionales necesitaremos más datos, y no podemos confiar en que el usuario los introducirá después en su perfil: empresa, CIF, actividad, localización geográfica… En fin, cualquier dato necesario tanto para emitirles factura como para comprobar que, efectivamente, son profesionales del sector al que la web (o comercio electrónico) va dirigido.
Y ahí está el quid de la cuestión, porque para verificar este punto necesitaremos también que el usuario aporte la documentación fiscal pertinente (en España es el alta en el Impuesto de Actividades Económicas y los modelos 036 ó 037 de Hacienda).
Siempre se puede optar (y lo he visto en multitud de ocasiones) por la solución fácil y rápida: Tienes usted que registrarse y después enviarnos un correo electrónico adjuntando la documentación a la dirección…. Sí, se puede hacer, pero hay que considerar tres cosas:
- Esto da una imagen de empresa poco organizada, por no decir «cutre».
- Es un sistema que requiere comprobaciones manuales en dos sistemas distintos (la web y el email).
- Habrá casos en que el filtro antispam bloquee el email, que el usuario olvide enviarlo o simplemente que teclee mal la dirección. Abundarán los casos de registros en los que no tengamos el email correspondiente, con la subsiguiente pérdida de tiempo en contactar con el usuario para solicitarlo, etcétera.
En resumen, es un sistema poco profesional y poco escalable. Y tú no haces las cosas así, ¿verdad? Yo tampoco. Así que vamos a ver cómo se puede hacer correctamente, con un sistema automatizado y más profesional.
Registro de usuario con datos adicionales y subida de archivos
Lo que vamos a hacer es modificar el formulario de registro de WordPress por uno propio en el que no sólo solicitaremos al usuario todos esos datos adicionales que necesitamos, sino que además tendrá que subir la documentación requerida como archivos adjuntos.
Afortunadamente tenemos un plugin dos plugins que nos van a facilitar las cosas: Profile Builder y/o RegistrationMagic. Ambos plugins tienen una versión gratuita que no te permite añadir al registro campos con subida de archivos, sino que para ello tendrás que adquirir la versión premium.
La versión free disponible en el repositorio de WordPress sólo incluye los campos estándar del perfil de usuario de WordPress, pero te permitirá probar ambos y ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades particulares o con cuál te sientes más cómodo, antes de comprar la versión premium.
La licencia Pro de Profile Builder para un sólo sitio cuesta 69$, mientras que la versión Silver de RegistrationMagic (hay también versiones Gold y Platinum, pero la Silver ya te permite incluir campos de subida de archivos y gestionar cobros en el propio formulario de registro) cuesta 39$.
RegistrationMagic es bastante más completo, pero por ello mismo también más complicado a la hora de configurarlo. En cualquiera de los dos casos, una vez creado el formulario de registro con el diseñador que incluye el plugin, colocarlo en una página es tan sencillo como usar un shortcode.
Validación manual de usuarios tras el registro
Los dos plugins de los que he hablado permiten (en su versión premium) que el registro quede en espera para ser validado por el administrador. Sin embargo quizá te baste con la versión gratuita del plugin porque no necesitas que el usuario aporte la documentación en ese momento o porque prefieres usar el (poco recomendable) sistema de solicitarla por email.
En ese caso necesitarás un plugin adicional que haga que los registros queden pendientes a la espera de aprobación, de forma que el usuario no tenga acceso inmediato a la web. Eso puedes conseguirlo con New User Approve, un plugin gratuito que sirve precisamente para eso.
Así, combinando ambos plugins (la versión gratuita de Profile Builder o de RegistrationMagic y New User Approve) puedes crear un formulario de registro con múltiples campos (siempre que estén incluidos en el perfil de WordPress) y que requiera aprobación manual.