Uno de los aspectos más importantes en cualquier negocio de venta es la gestión de stocks. Una correcta gestión de los stocks y, sobre todo, la exactitud y la sincronización con los datos que maneja nuestra tienda es importante tanto para la buena salud del negocio como para una buena experiencia de usuario.
Y en la vida real el asunto no siempre es tan fácil como «una venta, una unidad menos, una entrada de mercancía, tantas unidades más». En función de los protocolos de funcionamiento y del modelo de negocio hay decenas de necesidades diferentes relacionadas con el manejo de stocks en WooCommerce. Hoy vamos a ver cómo solucionar algunas de ellas.
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Inventarios y regularizaciones en WooCommerce
Y si hablamos de stocks hay dos pesadillas recurrentes: los inventarios y la sincronización entre el ecommerce y la tienda física. De la segunda hablo más abajo, así que vamos a entrar a saco con la primera: el tedio de actualizar las cantidades manualmente.
Porque imagina el plan: tener que ir entrando uno a uno en todos los artículos a comprobar si la cantidad registrada en WooCommerce coincide con el inventario que acabas de hacer, y si no es así corregirla. Bueno, a lo peor no lo tienes que imaginar y lo has sufrido en carnes propias.
Si es así no sufras más y echa un vistazo a esto:
Todos los productos con sus stocks correspondientes en una sola pantalla, incluyendo productos variables con sus variaciones individuales, con stock actualizable y (como remate) con indicación de la situación de stock mediante colores para saber de un vistazo cómo andas de abastecimiento.
Pues sí, esa maravilla existe y es gratuita, está en el repositorio de WordPress: Stock Manager for WooCommerce. Y te permite precisamente eso, gestionar el stock de todos los productos desde una sola pantalla, así, sin tener que ir entrando de uno en uno.
Con el código de colores puedes fácilmente identificar los artículos sin stock (rojo) o los que están dentro del umbral de pocas existencias (amarillo) según la cantidad que tú mismo tengas configurada en WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario > Umbral de pocas existencias.
Exportar e importar stocks en WooCommerce
WooCommerce Stock Manager está bien si se trata de actualizar los stocks en una tienda con unas pocas decenas de productos pero, ¿qué pasa si tienes un ecommerce con cientos de referencias? ¿Cómo narices te las apañas para hacer un inventario? No te asustes, porque soluciones hay para todas las necesidades, y en esto no va a ser menos.
Si éste es tu caso tienes otro plugin, también gratuito, que te solucionará perfectamente el problema: Stock Export and Import for WooCommerce que, como su propio nombre indica, te permite exportar e importar stocks de tu tienda.
Puedes, de una forma muy sencilla, exportar los stocks (de toda la tienda o por categorías) en un archivo CSV, compatible con cualquier hoja de cálculo como Excel, OpenOffice Calc o Google Spreadsheet. Así puedes utilizar este mismo documento para realizar el inventario, corregir en él las cantidades, y volver a importarlo a WooCommerce.
Fácil, rápido, eficaz.
Sincronizar stocks en WooCommerce
Y ya llegamos al súmmum en lo que stocks en WooCommerce se refiere: la sincronización de stocks. El problema recurrente, generador de incontables consultas y castigador de almohadas de gestores insomnes: mantener el stock de la tienda online sincronizado con el real, cuando ese stocks nutre también otras vías, como una tienda física.
Y aquí, le des las vueltas que le des, sólo hay cuatro soluciones:
- Sincronizar el stock a intervalos regulares
- Utilizar el propio WooCommerce como TPV (terminal punto de venta), para vender en la tienda física
- Usar un sistema de gestión de stocks en la nube, como TradeGecko
- Si usas tu propio ERP, vincularlo con WooCommerce
Vamos a ver las distintas posibilidades, porque aquí hay para todos los gustos y todos los bolsillos.
Sincronizar regularmente el stock entre el almacén y WooCommerce
Esta solución puede no parecer la más ideal a priori, pero en determinados casos hay que tenerla muy en cuenta. No estoy hablando de actualizar el stock manualmente, como hablábamos en el apartado anterior, con Stock Export and Import for WooCommerce o algún sistema similar.
No, de lo que hablo es de automatizar la tarea y que, a intervalos regulares, se sincronicen los stocks. Para ello puedes utilizar Stock Synchronization for WooCommerce que permite precisamente eso, realizar una sincronización automática diaria, dos veces al día (no tenemos una palabra para eso en español, equivalente a bimensual o bianual) u horaria.
Esta solución es muy buena en dos casos:
- Utilizas un ERP capaz de exportar stocks de forma automatizada
- Tienes una tienda basada en dropshipping y tu proveedor publica actualizaciones de stocks periódicas (el plugin soporta identificación, ya que muchas veces esos archivos de stock están en servidores FTP)
Utilizar WooCommerce como terminal punto de venta
Si sólo tienes una ubicación de negocio, es una tienda relativamente pequeña y no utilizas un ERP, ésta es la solución ideal para ti. Te permitirá facturar con mucha rapidez, podrás utilizar el propio WooCommerce a modo de ERP (facturación, gestión de stocks, estadísticas) y la inversión se reduce a una tablet y conexión Wi-Fi en el local, en el caso que requieras movilidad. Si no, un portátil y una impresora.
Se trata básicamente de utilizar el plugin (gratuito) WooCommerce POS como interfaz TPV. No me extiendo demasiado porque ya le dediqué en su día una entrada completa, vídeo incluido, a la que te remito:
Utilizar servicios externos de stock
Nos vamos quedando sin alternativas económicas. Porque si ninguna de las dos anteriores te sirve sólo queda una vía: utilizar un servicio externo que o bien mantenga tu stock en la nube, o bien sincronice ambos stocks.
Esto normalmente es caro, a no ser que tengas la suerte de utilizar OpenERP, que entonces seguramente puedas vincularlo con WooCommerce a través de Zappier. En caso contrario, te toca acudir a un SaaS como TradeGecko (un servicio para mantener stocks online, fácilmente integrable con WooCommerce), la solución ideal si además de la tienda online tienes varias localizaciones físicas, o a un desarrollo a medida.