Cuando una tienda online supera la fase de despegue y comienza a recibir pedidos a buen ritmo surgen otro tipo de complicaciones, especialmente si se trata de pequeños comercios físicos que han dado el salto al comercio electrónico y no tienen optimizados los procesos necesarios. El primero que se suele hacer notar es el proceso de preparación de pedidos.

Porque cuando hay unos pocos pedidos online semanales en un pequeño comercio con una o a lo sumo dos personas al cargo no suele haber problemas. Pero si de eso pasamos a varios pedidos al día ya la cosa se complica y hay que empezar a plantearlo como lo que es, una cuestión de eficiencia de procesos: necesitar menos recursos (tiempo/persona) para completar el proceso.

Por eso vamos a ver cómo podemos, llegados a este punto, hacer más eficiente el proceso de preparación de pedidos en WooCommerce. Y es que, llegado el momento, para un pequeño comercio online esto puede ser la diferencia entre crecer o «morir de éxito».

Mejorando los procesos de gestión de pedidos

Como decía, el caso típico es el de un pequeño comercio (o una pequeña distribuidora o, incluso, pequeños fabricantes) que comienzan a vender online y, poco a poco, la tienda coge tracción.

De pronto te encuentras un día con que la preparación de los pedidos, que antes te llevaba un rato un par de días a la semana, se ha convertido en un proceso engorroso que ocupa buena parte del tiempo. Esto ocasiona además que se comentan más errores, generando más quejas y devoluciones. Y, no lo olvidemos, la gestión de pedidos incluye también la de las devoluciones, lo que de nuevo aumenta el tiempo necesario.

Sólo cabe una cosa: mejorar la eficiencia antes de que todo se vaya a hacer gárgaras. En necesario, para que el negocio funcione bien y que además sea capaz de seguir creciendo:

• Disminuir el tiempo de preparación de pedidos
• Minimizar los errores cometidos en los mismos

Y ya no sólo se trata de una cuestión de organización; además hacer las cosas bien hechas y optimizar los procesos también acarreará mejoras en las ventas y en los beneficios gracias a la economía de escala:

• La optimización del proceso hará que el coste de preparación por pedido sea menor, con el consiguiente aumento del margen generado
• La disminución en los errores generará mayor engagement en los clientes, aumentando la confianza y la lealtad y, con ello, el número de pedidos

En pocas palabras: es momento de despegar o de hundirse.

Procesos implicados

Como sucede a menudo, una buena aproximación a la hora de optimizar un proceso complejo como el que tratamos es dividirlo en procesos más sencillos y optimizar cada uno de ellos de forma independiente.

En el caso de la gestión de pedidos de una tienda online podemos encontrar (de una forma general, ya que dependerá de la actividad en cada caso):

• Gestión de almacén y picking
• Documentación (generación e impresión de albaranes de envío
• Embalaje y envío
• Gestión de devoluciones

Los dos últimos puntos los he tratado ya con detalle en otras entradas, así que poco voy a poder añadir aquí. A estas entradas te remito:

Mejorar la gestión de pedidos en WooCommerce

Afortunadamente, el ecosistema WooCommerce nos proporciona herramientas suficientes para poder ir mejorando cada parte del proceso en los dos sentidos mencionados: reducción del tiempo y del número de errores cometidos.

Y sí, hablo de plugins, que para eso están. Pero, como a menudo digo, no se trata de ponerse a instalar plugins como un loco, cuantos más mejor (quiero esta funcionalidad en mi tienda, esto también quedará bien, y ése también me gusta y lo añado). Seamos inteligentes; lo que tenemos que hacer es:

1. Identificar los puntos negros en la gestión de los pedidos: qué partes del proceso nos ocasionan mayores demoras, generan el mayor número de errores, etcétera
2. Encontrar las herramientas adecuadas que nos ayuden a gestionar estos puntos negros

Gestión de almacén

Una auténtica pesadilla para muchos, en especial cuando se combina inventario para tienda física y tienda online, sobre todo por la sincronización de stocks (o, mejor dicho, la no sincronización de stocks) y las subsiguientes discrepancias entre los stocks del ecommerce y las verdaderas existencias en el almacén.

Un tema peliagudo, que también he tratado en alguna ocasión, y en el que poco a poco van surgiendo algunas soluciones interesantes, precisamente por lo común que empieza a ser. Probablemente en no mucho tiempo volveré a tratarlo, ofreciendo algunas alternativas serias. De momento, sigo creyendo que una buena solución es la que ya conté en su día:

Scanventory

Pero cuando la integración no es posible de ninguna forma, aún queda la posibilidad de optimizar el tiempo que el ajuste de stocks requiere con una herramienta como Scanventory.

Este plugin te permite actualizar los stocks de la tienda online utilizando el móvil. El proceso es sorprendente de puro sencillo:

1. El propio plugin genera códigos QR para los productos, que puedes imprimir
2. A la hora de sincronizar stocks sólo tienes que escanear el código QR e introducir la cantidad de producto en inventario

Picking

Y aquí es cuando empezamos a encontrar la posibilidad de mejorar algunas cosas en nuestros procesos: el picking (coger del almacén los productos que van a ir a cada pedido).

Y esto es así porque, si no se optimiza, el picking es una auténtica fuente de quebraderos de cabeza: a poco que el volumen de pedidos crezca, se convierte en:

1. Un devorador de tiempo
2. Una fuente inagotable de errores de preparación

WooCommerce PickingPal

WooCommerce PickingPal es posiblemente el plugin que mejor pueda ayudar en este aspecto. No por ello ha sido durante mucho tiempo el plugin oficial para este proceso en Woo.com (aunque sus desarrolladores hayan decidido retirarlo de la web oficial por motivos estratégicos).

Básicamente, y de forma muy resumida, WooCommerce PickingPal «combate» las dos grandes pesadillas del picking:

1. Te genera listas consolidadas de los productos incluidos en los pedidos en preparación. Es decir, nada de tener que imprimir los pedidos e ir con todas las listas a buscarlos por el almacén, pasando quizá una y otra vez por las mismas ubicaciones: una sola lista consolidada que te permite optimizar el proceso de recogida del material. En el siguiente apartado menciono otro plugin que también permite hacer esto.
2. Minimiza (por no decir erradica) los errores cometidos en la preparación mediante un sistema de lectura de códigos de barras (un sistema similar al utilizado por Amazon en la preparación de sus pedidos): si escaneas un producto que no debe ir en el pedido que estás preparando, o intentas cerrar un pedido con falta de algún producto, salta una alarma visual y acústica. Imposible cometer errores.

Gestión documental

A caballo entre el picking y el shipping tenemos el «problema» de la generación de documentos: por un lado las listas de picking (ya he mencionado WooCommerce PickingPal como solución para esto en el apartado anterior, que genera listas consolidadas y no por pedidos) y por otro los albaranes de envío.

Los pocos afortunados que pueden contar con integración completa con la agencia de transporte puede que incluso ni siquiera tengan que preocuparse de esto, ya que estas integraciones suelen incluir la generación e impresión de albaranes e incluso de etiquetas de envío.

Para el resto de mortales y, sin embargo otras soluciones. Mi preferida sigue siendo la opción gratuita que proporciona WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Aunque en repetidas ocasiones he hablado aquí de este plugin por su utilidad a la hora de generar y enviar automáticamente facturas de los pedidos, no hay que olvidar que también sirve para generar e imprimir los albaranes de envío.

WooCommerce Print Invoices & Packing Lists

Pero no puedo dejar de mencionar el plugin oficial WooCommerce Print Invoices & Packing Lists porque combina ambas funciones: permite imprimir los albaranes de envío y, además, las listas de picking tanto por pedido como consolidadas, es decir, una sola lista incluyendo los productos a preparar para el conjunto de pedidos.

Embalaje y envío

En este punto apenas voy a entrar, porque esto sí que es todo un mundo y prácticamente cada caso es único. Aquí la mejor opción es, siempre que sea posible, la integración completa con la agencia o empresa de transportes.

Claro que esto sólo es posible en un pequeño número de casos y, obviamente, sólo cuando el volumen de pedidos nos otorga un poder de negociación suficiente frente a agencias. En cualquier caso, de esto ya hablé en su día largo y tendido, así que a esa entrada te remito:

Gestión de devoluciones

Y, de nuevo, otro punto que ya he tratado anteriormente en detalle, y que puedes consultar: