Cuando gestionas varios comercios electrónicos y membership sites, las cosas se complican. Necesitas estar al tanto de ciertas cosas, pero tampoco puedes estar comprobando el correo electrónico cada cinco minutos. Por eso recibir notificaciones en el móvil suele ser lo mejor.
Hay varias formas de hacerlo, según tu forma de organizarte. En mi caso utilizo muchísimo Telegram, la aplicación de mensajería instantánea segura, multiplataforma (cuenta con versión web) y orientada a la velocidad y la privacidad. Por eso, finalmente, he optado por recibir las notificaciones de ventas de mis tiendas online a través de Telegram. Si también es tu caso, aquí te explico paso a paso cómo conseguirlo.
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Integración de tu sitio web con Telegram
Hasta no hace mucho recibía las notificaciones de este tipo a través de las aplicaciones de Stripe y de PayPal. Sin embargo, esto era un engorro por varios motivos, sobre todo dos:
- Lo que estas aplicaciones te notifican no son las ventas realizadas, sino los pagos recibidos. No tenía ninguna información sobre la venta, excepto la cantidad recibida.
- No utilizaba las aplicaciones para ninguna otra cosa, ya que toda la gestión de las pasarelas la realizo cuando estoy trabajando, es decir, desde el ordenador.
- Las notificaciones no son instantáneas, y yo necesito conocer de ciertas ventas al momento.
- Para mayor dificultad, en mi caso el sistema tenía que ser compatible, además, con Easy Digital Downloads, ya que lo utilizo también en algunos tipos de ventas.
Es obvio que, para solucionar estos puntos de dolor, lo ideal es que el aviso salga del propio WooCommerce, que es quien tiene los detalles de la venta y que lo reciba de forma instantánea mediante algún canal que ya utilice y que permita notificaciones push.
Y claro, cuando piensas en algo así la mente se te va, de forma casi automática, a las aplicaciones de mensajería instantánea. Supongo que en la mayoría de casos la solución estará en WhatsApp que, al menos en España, es la aplicación de este tipo más utilizada.
Sin embargo en mi caso es diferente, ya que el uso que hago de WhatsApp es marginal. Por el contrario, paso gran parte de mi tiempo en Telegram ya que:
- Me comunico con mi pareja a través de esta aplicación.
- Mi club de montaña se organiza a través de ella, en varios grupos.
- No doy mi número de teléfono a nadie casi nadie y, mientras WhatsApp lo muestra a todo el mundo, en Telegram puedes seleccionar quién puede verlo e incluso puedes no mostrarlo en absoluto, ya que lo que se utiliza es el nombre de usuario asociado a la cuenta.
Eso ha hecho que vaya seleccionando los grupos a los que pertenezco según los que hay disponibles en Telegram, y poco a poco he ido abandonando los grupos de WhatsApp.
WP Telegram
Y… Pues estaba de suerte: no sólo se puede integrar WordPress con Telegram, sino que es posible recibir directamente a través de un canal privado no sólo las notificaciones, sino incluso todos los correos electrónicos que salgan de la web. Además puedes personalizar las notificaciones de este canal (esto lo permite la propia app) por lo que es perfecto.
Eso hace que podamos recibir así los correos electrónicos de nuevas ventas de WooCommerce, de Easy Digital Downloads o, en realidad, casi cualquier cosa que salga de tu web, y reconocerlas al momento, previsualizarlas aunque tengas el móvil bloqueado e incluso recibirlas en tu pulsera deportiva o tu smartwatch.
Y todo ello utilizando un sólo plugin gratuito, WP Telegram que te permitirá además, por ejemplo, crear un canal para tus usuarios donde se publiquen automáticamente nuevas entradas o productos de tu web, entre otras muchas cosas.
Crear el bot y la API para recibir las notificaciones
El primer paso, una vez instalado y activado el plugin es ir a la nueva opción que tendrás en el menú principal de administración llamada WP Telegram para:
- Configurar el bot y la clave API
- Activar la opción de avisos privados, que es el medio por el que te llegarán las notificaciones.
El bot (éste será el canal a través del que recibas las notificaciones) hay que crearlo directamente en Telegram, y es muy sencillo. Tienes que realizar una búsqueda de @BotFather, iniciar un chat con él (eso le envía automáticamente el comando /start) y enviarle el comando /newbot.
El BotFather te pedirá un nombre para tu bot y un nombre de usuario para el mismo (que obligatoriamente debe terminar en bot), y listo: te responde con dos cosas: el enlace al canal del bot y su clave API.
Esta clave tendrás que ponerla en la opción Token del Bot y, usando el botón Test Token, el plugin detectará cuál es el bot que has creado.
A través de BotFather podrás también establecer una imagen para tu bot si quieres, basta usar el comando /setuserpic. De hecho se puede establecer una descripción, establecer o revocar nuevos tokens, etc. Mándale el comando /help para ver la lista completa de acciones disponibles.
Configurar los avisos de WooCommerce en Telegram
El siguiente paso es ir a WP Telegram > Avisos privados (este submenú habrá aparecido después de guardar los ajustes habiendo activado la opción de Avisos privados) para configurar los avisos que vamos a recibir.
Básicamente lo que hay que hacer es:
- Decirle qué correos electrónicos queremos recibir como avisos de Telegram (además de recibirlos en el email, eso no lo pierdes).
- Dónde tiene que enviarlos (básicamente decirle cuál es el ID de nuestro chat).
- Establecer la plantilla del aviso que recibiremos.
En realidad es todo muy sencillo, pero hay que tener ciertas cosas en cuenta. Por ejemplo, en las condiciones Si el correo electrónico va a podemos establecer qué correos queremos recibir como avisos en Telegram. Pero si ahí ponemos el correo de administración de la web (donde por defecto van los avisos de nuevas ventas) vamos a recibir decenas de avisos en Telegram: actualizaciones, alertas del plugin de seguridad, registros de usuarios, cambios de contraseña…
La estrategia ganadora aquí es crear una dirección de correo electrónico exclusiva para esto y establecerla como dirección donde recibirás los correos de nuevo pedido (en WooCommerce > Ajustes > Correos electrónicos > Nuevo pedido > Destinatarios(s)). Si vendes también productos o servicios con pago recurrente (suscripciones) puedes hacer lo mismo para el aviso de Nuevo pedido de renovación.
De esta forma, configurando esa dirección en WP Telegram sólo recibirás mediante este canal avisos de nuevas ventas (o, en su caso, renovaciones de suscripciones). Si quieres que el aviso también siga llegando al tu correo de siempre, puedes poner ambas direcciones separadas por comas y WooCommerce enviará el aviso a ambas.
Averiguar el ID de chat de Telegram para recibir los avisos de WooCommerce
Ya estamos terminando, pero antes tenemos que decirle a WP Telegram quién eres tú, es decir, quién ha de recibir los mensajes. Para ello basta con que busques el usuario @MyChatInfoBot (es, como habrás supuesto, otro bot) e inicies un chat con él. Inmediatamente te dirá cuál es tu ID de chat, que es la única misión de este simpático bot:
Sólo queda ya configurar la plantilla, para lo que puedes usar las macros {email_subject} y {email_message}. Puedes usar también emojis y HTML. La plantilla por defecto es suficiente, aunque yo le quitaría las campanitas, que después de un par de avisos empiezan a ser cargantes.
Y ya está, desde este momento recibirás los avisos de nuevas ventas (y renovaciones de suscripciones) a través de Telegram. Si quieres recibir otros avisos, como pedidos cancelados, reembolsados, fallidos, etcétera, no tienes más que establecer la dirección que hayas creado para este menester en la configuración de correos electrónicos de WooCommerce.
Sólo te queda personalizar las notificaciones del bot para conocer al momento cada nueva venta que realices en tu tienda online.