Los informes de WooCommerce

Cuando se gestiona un comercio electrónico es imprescindible saber con exactitud qué pasa en él para poder tomar decisiones acertadas: cómo evolucionan las ventas, la tasa de conversión, la facturación…

Por eso hoy vamos a dar un repaso a los informes de WooCommerce. Vamos a ver cuáles son los informes que nos genera WooCommerce, cómo pueden sernos útiles en la gestión de la tienda, qué tipo de información podemos extraer de ellos y, en fin, muchas cosas, ya lo verás.

Los informes de WooCommerce

El acceso a los informes de WooCommerce ya sabrás que está en WooCommerce > Informes, porque seguramente además lo verás continuamente. Pero hoy vamos a profundizar en el tema para aprender a extraer toda la información que nos pueden dar estos informes y a obtener toda el rendimiento, porque es una opción que muchas veces dejamos ahí, la miramos de vez en cuando por curiosidad, a veces ni eso, y sin embargo se trata de una herramienta fundamental para conocer la marcha de nuestra tienda, para saber cómo anda de salud por así decirlo, cómo evoluciona, si va para adelante o para atrás, y para prevenir eventuales desastres, permitiéndonos examinar tendencias para ser capaces de hacer proyecciones.

Porque, y esto lo tienes que tener muy claro, estudiar las tendencias es súper importante para la marcha del negocio (no ya en una tienda online, sino en cualquier tipo de negocio). Puedes estar recibiendo sólo dos o tres pedidos a la semana pero con una tendencia alcista y una buena proyección, que nos habla de una tienda que empieza pero que goza de buena salud, o puedes estar recibiendo miles de pedidos al mes pero encontrarte con que cada semana el número va cayendo un cinco por ciento, y para cuando te vayas a dar cuenta resulta que en un par de meses estás facturando la mitad.

Así que ten esto siempre en mente, porque a la hora de estudiar los informes sí, tendremos que prestar atención a los números, que son por así decirlo el hoy, el presente de la tienda, pero mucha más atención tendremos que prestar a las tendencias, que son las que nos van a hablar de cómo se comportarán las ventas a corto y medio plazo.

Los tipos de informes de WooCommerce

Bien, pues teniendo esto en mente vamos a empezar a ver concretamente qué información podemos obtener de los informes de WooCommerce. Como te decía los tienes en WooCommerce > Informes y ahí encontrarás las cuatro pestañas que se corresponden con los cuatro tipos de informes que te ofrece WooCommerce, y son: Pedidos, Clientes, Inventario e Impuestos. Vamos a ir viendo cada uno de ellos.

Los informes de pedidos

Y por empezar en el mismo orden que están en WooCommerce, pues empezaremos por los informes de pedidos, que además son sin duda los más utilizados y los que aportan una información más útil sobre la tienda online, porque los pedidos son la razón de ser de la tienda, ¿verdad? Por el nombre no hace falta ser ningún gurú para saber que nos van a dar toda la información relativa a las ventas en nuestra tienda.

¿Qué tipos de informes podemos ver sobre los pedidos? Pues WooCommerce nos da cuatro opciones, que son:

• Ventas por fecha
• Ventas por producto
• Ventas por categoría
• Cupones por fecha

Todas son superútiles, a no ser que no utilices cupones en la tienda (y si no hay una razón poderosa para ello, mal hecho) en cuyo caso el último no te dirá nada. Pero vamos, especialmente los dos primeros informes, el primero sobre todo, deberías conocerlos bien y estudiarlos. A ver, no se trata de obsesionarse y estar mirando los informes cada día, porque eso tampoco sirve de nada, pero sí deberíamos reservarnos, qué se yo, media hora a la semana por ejemplo, para estudiarlos bien, porque como decía antes nos pueden prevenir sobre tendencias y dedicándoles el tiempo que merece podremos ante una eventualidad antes de que sea demasiado tarde.

Por ejemplo los viernes antes de cerrar la semana, o a primera hora un lunes, o cuando prefieras, te acostumbras a reservarte media hora y estudiarlos bien. Imagínate que empiezas a perder ventas a un ritmo como decía antes de un 5% mensual, pues a lo mejor día a día no lo notas, y si no miras los informes cuando te vas a dar cuenta resulta que cuando te vas a dar cuenta han pasado cuatro meses y has perdido un 20% de la facturación. Sin embargo si vas dándole un repaso semanal, a lo mejor en un par de semanas ya ves claramente la tendencia en la gráfica y puedes ponerte a estudiar a ver por qué está pasando esto y ponerle remedio.

Muy bien, ¿qué nos encontramos al entrar en los informes de pedidos? Pues lo primero que encontramos es el informe de los últimos siete días, con la gráfica a la derecha y los datos más importantes a la izquierda. Pero podemos estudiar el informe con cualquier intervalo que queramos. Podemos elegir directamente las opciones para el año, el mes pasado, este mes o los últimos siete días, que como decía es el que aparece por defecto, pero también podemos definir cualquier periodo personalizado que queramos.

Y ¿qué datos nos da el informe? Pues tenemos todas las métricas importantes de la tienda, presentadas en una sola pantalla y de una forma además muy cómoda de leer. Tienes las ventas brutas, que incluyen los gastos de envío y los impuestos, el promedio bruto de ventas, es decir, la media en el periodo incluyendo también envío e impuestos, las ventas netas, el promedio neto, las cantidades totales de pedidos y de artículos, los reembolsos que ha habido, cuánto de lo cobrado pertenece a envíos y cuál es el valor de los cupones canjeados.

En cuanto a la cantidad que corresponde a impuestos no nos la da aquí porque ahora veremos que eso tiene su propio informe. Tiene sentido hacerlo así porque nos ayudará en la contabilidad, pues a la hora de comprobar los datos de las liquidaciones con Hacienda. Y en cuanto a los datos de promedio, ojo porque tanto en el bruto como en el neto da un dato distinto según sea la vista que estés utilizando. Es decir, si miras el informe del año, el promedio que te da es el mensual y si miras un informe mensual o semanal te da el promedio diario. Eso te lo indica en la leyenda bajo la cantidad.

En la vista por producto, pues también tienes los desgloses de fechas pero a la izquierda en lugar de las métricas generales encontramos unos selectores para poder ver los datos por producto individual. Tienes a mano los selectores más útiles que son los más vendidos, los mejores gratuitos y los más rentables, pero también tienes un buscador de productos para buscar cualquier producto del que quieras ver las ventas en un determinado periodo, y te muestra pues el importe total de las ventas neto, es decir sin impuestos ni gastos de envío, y el número total de compras que se han realizado del artículo.

Por categorías pues lo mismo, pero aplicado a las categorías de productos. Aquí no hay selectores sino un buscador para seleccionar la categoría que quieras ver. Además puedes ir añadiendo varias para ver totales agregados. Es decir, puedes buscar una categoría, y después buscar otra y verás el resultado total de las dos, si buscas una tercera verás datos combinados de las tres y así.

Y por último tienes el informe de cupones, en el que puedes ver qué cantidad total se ha canjeado en cupones en el periodo que elijas, el número total de cupones usados, y puedes también filtrar por cupón, con los selectores rápidos del más popular y los que más descuentos acumulados han generado.

Informes de ventas por provincias o departamentos

Aunque WooCommerce no lo incluye por defecto, también puedes habilitar mediante un plugin el informe de ventas por provincias o departamentos. Y es muy útil en especial si estás realizando campañas de AdWords.

Los precios de las subastas de AdWords son diferentes en función de la segmentación, así que poder contar con un informe de ventas en función de las divisiones territoriales puede ayudarte a planificar y gestionar estas campañas de forma mucho más eficiente: menos presupuesto y más conversión. En una palabra, un mayor retorno de la inversión.

Los informes de clientes

Bueno, ya ves que está bastante resumido, pero es que se nos pega el arroz, que aún quedan tres informes. Vamos ahora con los informes de clientes.

Estos informes también los podemos desglosar por fechas, por defecto aparece como antes el de los últimos siete días, y tenemos dos tipos de informe:

• Clientes frente a invitados
• Listado de clientes

El de clientes frente a invitados pues nos va a mostrar tres datos muy importantes: las ventas que se han hecho a clientes, que aparecen en el gráfico de barras en la parte inferior, en un verde más oscuro, las que se han hecho a invitados, que aparecen como la parte superior de las barras, en un verde más claro, y cuántos clientes nuevos se han registrado.

Es importante estudiar también este informe con detenimiento, porque además te permitirá plantear estrategias de marketing adaptadas a la idiosincrasia de tu ecommerce. No vas a realizar las mismas acciones si la gran mayoría de ventas vienen de invitados, que si vienen de clientes registrados, por ejemplo. Si ves demasiado verde claro, pues tendrás que realizar estrategias destinadas a fidelizar y que la gente repita, ya sabes que los que están registrados, es decir, los de verde oscuro, pues son clientes recurrentes o por lo menos dispuestos a seguir comprando, que para hacer una sola compra ya lo hacen como invitado.

Así que también muy importante en ese repasillo semanal a los informes mirar a ver qué porcentaje son invitados y cuáles clientes y el número de registros que se van produciendo, y si es necesario realizar alguna acción de marketing para que la gente se registre, como ofrecer algún cupón de descuento en la primera compra al registrarse. Que tú diras Pero Enrique, si ya van a comprar como invitados, si les doy un cupón les estoy regalando ese descuento. Sí, pero a cambio de que creen su cuenta de cliente, que una vez está rota esa barrera digamos, ya será más fácil que repitan. ¿Dónde van a comprar, si ya tienen su cuenta con los datos y los pedidos en tu tienda?

Luego tienes la vista de listado de clientes que es, a ver si lo adivinas, un listado de los clientes que están registrados. Nada más, bueno, ni nada menos. Ahí puedes ver de un vistazo el nombre de usuario, el email, la ubicación, que la coge de la dirección de facturación que haya indicado el cliente, el dinero total que se ha gastado en nuestra tienda, y la fecha del último pedido que ha hecho. Luego a la derecha tienes tres iconos para actualizar las estadísticas, editar los datos y ver los pedidos.

Luego puede aparecer en algunos usuarios también un cuarto icono de un enlace de cadena, que es para vincular a ese usuario pedidos que haya hecho como invitado antes de crear su cuenta de usuario. Esto es muy interesante para usuarios que no se registran de primeras sino después de hacer algún pedido, para tener las estadísticas completas. Este icono sólo saldrá si el email del cliente se ha utilizado para algún pedido como invitado.

Por cierto que de todos los informes que hemos visto y los que quedan por ver, esta lista de clientes es la única pantalla que no tiene un enlace para exportarla en formato CSV, así que es común la consulta de cómo se puede exportar un listado con los emails de los clientes, pues porque muchos queréis luego importarlos en Mailchimp o en alguna otra plataforma de email marketing para hacer promociones. Bueno, pues esto lo explico en el blog, en el siguiente artículo con vídeo:

Los informes de inventario

Bueno, el informe de inventario no tiene demasiado secreto. Aquí simplemente puedes ver de un sólo vistazo la situación de los stocks, mostrándote los productos en tres secciones:

• Por un lado los que tiene un stock bajo, en la pantalla de Casi sin existencias
• A continuación tienes los productos agotados
• Y finalmente los que tienen más existencias

La utilidad de este informe está clara: puedes saber de un sólo vistazo qué productos tienes agotados y cuáles tienen un stock bajo. Esta vista, la de casi sin existencias, es la más importante de las tres, en el sentido de que te permitirá saber cuándo debes hacer un pedido de acopio con suficiente antelación. Ya sabes que puedes configurar WooCommerce para que te avise cuándo quedan pocas existencias de los productos, eso lo tienes en WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario > Notificaciones, ahí puedes activar los avisos por pocas existencias y por producto agotado.

Sin embargo en el informe puedes obtener una visión de conjunto, no individual por cada producto, que te permitirá planificar mejor los pedidos, unificando pedidos de diferentes productos cuando son del mismo proveedor, etcétera. En el propio informe, en el lado de la derecha junto a cada producto, tienes dos iconos de acción, la rueda dentada, que es para editar el producto, y el que tiene el icono del ojo, que es para verlo.

Lo de poco stock como ya imaginarás es algo muy relativo, y aquí lo que importan son las previsiones. De un producto que se venden dos unidades al mes, si tenemos diez unidades en stock tenemos suficiente para cinco meses, pero de otro producto pueden venderse cien unidades a la semana, y un stock de cincuenta unidades nos va a dejar descubiertos de forma inminente.

Por defecto un producto pasa al listado de Casi sin existencias cuando quedan dos o menos unidades. Vamos cuando hay uno o dos, porque menos de dos, ya me dirás, si llega a cero ya pasa al listado de Agotado. Sin embargo ya sabes que eso se puede configura en el mismo sitio que veíamos antes, en WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario, donde puedes cambiar el umbral de productos con bajas existencias o el umbral de productos agotados.

¿Por qué podemos configurar el umbral de productos agotados, si para que un producto esté agotado tienen que quedar cero unidades? Bueno, no siempre. Quizá vendemos los productos no por unidades sueltas sino por cantidades fijas o por lotes, como en el caso de la oyente que nos preguntaba la semana pasada que vendía los productos creo que era en lotes de cinco. Entonces evidentemente si quedan cuatro podemos considerar el producto agotado, y si lo configuramos así, si ponemos el umbral de producto agotado en cuatro, por ejemplo, cuando queden cuatro unidades pasará a la vista de Agotado en el informe de stocks.

Bueno, no quiero dedicarle más tiempo a un informe tan sencillo, pero volveremos sobre el tema cuando hable de la gestión de inventarios en WooCommerce, que es un tema también muy interesante.

Los informes de impuestos

El último de los informes de WooCommerce es el de impuestos. En él puedes ver, evidentemente, las cantidades cobradas en las ventas que pertenecen a impuestos. Tienes dos tipos de vista, la de Impuestos por código, que es la que sale por defecto y donde aparecen desglosados por tipo de tasa impositiva, y por fechas.

En la vista por código lo más normal en España que es veas sólo una línea, que si estás en la península o en Baleares será la correspondiente al IVA que tengan los productos que vendes.

Como es natural, si vendes productos con diferentes tipos de IVA, pues tendrás una línea por cada uno de estos tipos, una con la cantidad correspondiente a los artículos del régimen general, otra para los de IVA reducido y otra para los de superreducido.

En cambio si eres un ecommerce basado en Canarias, pues tendrás el IGIC, y si tienes la sede en Ceuta o en Melilla tendrás ahí las cantidades correspondientes al IPSI.

Y por último tienes el informe de Impuestos por fecha en la que puedes ver los impuestos agrupados por periodo. Ojo, que en el informe por código, es decir por tasa impositiva, también puedes elegir rango de fechas, porque si no no nos sería muy útil ¿verdad? La diferencia es que en el informe por fechas te sale el total agrupado. Si en tu ecommerce tienes productos con el 21% de IVA y con el 4%, por ejemplo, pues te saldrán desglosados por fechas pero como una única cantidad total.

Conclusión

Ya lo ves: WooCommerce ofrece en sus informes información muy útil que, sin duda, deberías acostumbrarte a repasar, aunque solamente fuera una o dos veces al mes, de forma que puedas conocer con exactitud la marcha de tu negocio y detectar tendencias (buenas o malas) cuando comienzan a producirse, y no cuando ya sea demasiado tarde.