A la hora de comenzar una tienda online con WooCommerce surgen tres muchísimas dudas, pero hay principalmente tres en lo que se refiere a emitir facturas con WooCommerce:
- Cómo emitir facturas correlativas con WooCommerce, tal y como exige la ley en España
- Cómo puedo conseguir exportar la factura en PDF para enviársela al cliente
- Cómo conseguir que sea compatible la facturación de la tienda online con la del comercio físico
Pues bien, estos tres problemas podemos resolverlos de un plumazo con un sólo plugin (gratuito) que vamos a ver en detalle porque merece mucho la pena.
No sólo eso, sino que este plugin también nos permitirá obtener el albarán de envío para la agencia de transporte si así lo necesitamos. Y todo, por supuesto, personalizado con nuestra imagen corporativa (logo, colores, etcétera).
¡Vamos a ver los detalles!
Tabla de contenidos
WooCommerce y las facturas
Porque a poco que empecemos a utilizar WooCommerce nos daremos cuenta de un par de cosas que, en principio y si no se sabe cómo afrontarlas, nos pueden parecer un problema grave.
Problemas, problemas y más problemas
Lo primero es que WooCommerce, por defecto, no emite factura. O, mejor dicho, la emite directamente por email al cliente, y eso es un engorro. Si el cliente la vuelve a pedir no hay problema (ya sabes que desde los detalles del pedido puedes hacer que se reenvíe el mail con la factura.
Pero ¿y si queremos guardar una copia para nuestra propia gestión? Y ¿cómo se la hacemos llegar a nuestra gestoría para el pago de los impuestos? ¿Y si el cliente es de Canarias, Ceuta, Melilla o de cualquier país fuera de la Unión Europea? Necesitaremos aportar las facturas en el envío para la gestión de aduanas. ¿Cómo podemos hacerlo?
Pero eso no es nada comparado con lo que viene ahora. Resulta que WooCommerce numera las facturas (al igual que los pedidos) de forma no consecutiva, sino según el ID de WordPress.
Cada nueva entrada en la web, cada página, cada comentario, cada borrador, cada producto, cada imagen… todo tiene su ID, y la numeración es común, es decir, si un cliente me hace un pedido y es el número 124, y después yo creo un nuevo producto (el producto tendrá el ID 125), luego alguien nos deja un comentario (ID 126) y un nuevo cliente hace otro pedido, éste tendrá el ID 127. Aunque los dos pedidos sean correlativos, su numeración no lo será. Por supuesto, tampoco la de la factura.
Sin embargo la Agencia Tributaria nos deja muy claro que la numeración de las facturas ha de ser consecutiva. ¿Cómo resolvemos esto?
Para colmo, si además de vender online también tenemos comercio físico la cosa se complica aún más, ya que las facturas que hagamos offline también tienen que ser correlativas. ¡Qué jaleo!
Un plugin para gobernarlos a todos
Ante todo mucha calma: todo en esta vida tiene solución, y además con WordPress las soluciones suelen ser bastante más fáciles de lo que en un principio podría parecer. Resulta que los tres problemas quedan resueltos con un sólo plugin, que además es gratuito: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.
Con sólo activarlo ya verás cómo aparecen dos botones nuevos en la pantalla de resumen de pedidos, uno para descargar la factura y otro para el albarán de envío:
Pero no corras todavía, que primero hay que configurarlo bien. WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips nos permite:
- Obtener tanto factura como albarán de envío en PDF de cada pedido desde el área de gestión (en WooCommerce > Pedidos). Problema número 1 resuelto.
- Hacer que los números de factura sean correlativos, indicando el número de la primera que el plugin emita (por si ya estábamos usando otro software) e incluso pudiendo resetearlo cada año por si usamos sufijos basados en el año (por ejemplo, 0001-16, 0002-16, etc). Por supuesto, también nos permite configurar estos sufijos automáticamente. Problema número 2 resuelto.
- Asignar una serie a las facturas de WooCommerce, de modo que podamos facturar en nuestro negocio offline con una serie y en la tienda WooCommerce con otra distinta, cada una de ellas con su correspondiente numeración correlativa. Algo permitido por la Agencia Tributaria como puedes ver en el enlace que te puse antes. Problema número 3 resuelto.
¿Ves? ¿A que no era tan grave? 😀 Pero es que aún hay más.
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Vamos a ver algunas otras opciones de este plugin, porque como decía al principio no tiene desperdicio.
Para configurarlo sólo tienes que ir a WooCommerce > Facturas PDF y accedes a las opciones generales. Desde aquí puedes elegir varias cosas:
- Si quieres visualizar las facturas descargándolas o abriéndolas en el navegador
- En qué momento se le envía la factura al cliente por email
- Si quieres recibir en tu email también la factura
- Si genera factura o no cuando el pedido sólo tiene productos gratuitos (facturas «a cero»)
- Si el cliente podrá descargar la factura desde la página Mi cuenta, y desde qué momento podrá hacerlo
- Si quieres que se muestre el número de factura en la pantalla resumen de pedidos
El NIF/CIF en la factura
Como sabes, WooCommerce no pide el dato del NIF o CIF del cliente en el checkout (ni en la página Mi cuenta, ni en ningún otro sitio), un dato que es obligatorio incluir en la factura (a no ser que se trate de factura simplificada.
Esto lo podemos solucionar con un plugin adicional, que prepara WooCommerce para trabajar con NIF/CIF (o con otro tipo de documento utilizado en otro país, por ejemplo la cédula de ciudadanía) y además, al ser compatible con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips,permite añadirlo en la factura:
Este plugin permite:
- Añadir un campo en el checkout para pedir el NIF/CIF (o cualquier otro tipo de documento, ya que el texto del campo se puede personalizar), como obligatorio u opcional
- Incluir ese campo tanto en los datos del pedido (en la pantalla de información del pedidos) como en los emails que reciben el administrador y el cliente
- Añadir el dato en el perfil de usuario de WordPress, de forma que lo pueda editar el administrador en caso necesario
- Añadir el dato en la página de edición de la dirección de facturación en Mi cuenta, para que el usuario lo pueda cambiar
- Añadir el NIF/CIF en la factura emitida con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Personalización al cien por cien
Y tú dirás: Pero Enrique, ¿todavía hay más?. Sí, hay más, porque WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips permite personalizar al cien por cien los documentos emitidos.
En la pestaña Plantilla podremos configurar, aparte de todo lo relativo a la numeración, series, sufijos, etcétera que veíamos antes, nuestros datos y alguna personalización básica (aunque suficiente):
- El tamaño del papel de la factura (A4 o carta)
- Nuestro logotipo
- El nombre de nuestro negocio
- Nuestros datos (que aparecerán en la cabecera de la factura, no olvides el NIF/CIF)
- Pie de página, perfecto por si quieres hacer referencia a las condiciones (yo lo uso para el aviso de la ley de protección de datos, informando sobre el tratamiento de los mismos y los derechos de acceso, oposición, rectificación y blablabla)
Aún hay muchas opciones más. Pero eso no es todo.
Más personalización, desglose de totales, envíos…
Si después de todo eso quieres personalizarla aún más todavía puedes editar la plantilla y, ahí sí, puedes quitar, poner o mover campos, cambiar colores, tablas, fondos… Literalmente lo que te dé la gana. Eso sí, necesitarás saber HTML y PHP.
Sin embargo lo más pedido, con diferencia, es poder emitir la factura con el desglose de envío e impuestos (como pide la ley) pero sin la necesidad de tener que mostrar en la tienda los precios sin IVA.
Por supuesto, también se puede hacer (¡faltaría más!) aunque en este caso son necesarios las premium templates, que permiten un nivel de personalización mucho mayor, tanto a nivel de columnas (cantidad, producto, precio, miniatura de la imagen, referencia, peso… literalmente lo que quieras) como de totales (subtotales antes o después de envío, descuentos, recargos, gastos de envío) con o sin impuestos.
En una palabra: totalmente a medida y con un personalizador por bloques de arrastrar y soltar. Un lujo, vamos.
Añadir el país en la factura con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
La última carencia que podemos encontrar en la versión gratuita de este magnífico plugin es que no aparece el país en la dirección de facturación del cliente. Y, de nuevo, esto se puede solventar con las WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Premium Templates. Para eso nos permite añadir bloques de información personalizada en diversas partes del documento.
En este caso no tendremos más que dirigirnos al personalizador y añadir un bloque personalizado (custom block) de tipo «texto» en la posición «After the billing address» (después de la dirección de facturación). Su contenido ha de ser el placeholder {{billing_country}}
De esta forma el país del cliente aparecerá en la factura justo donde debe estar. Más fácil imposible.